ЭДО для компании любого масштаба

Организация электронного документооборота с контролирующими органами и с контрагентами.

Наладим систему документооборота в кратчайшие сроки без лишних затрат.

Электронный документооборот (ЭДО) прочно вошёл в бизнес-среду. Отработаны технические аспекты и законодательная база. Всё большее количество предпринимателей и организаций переходит на электронный обмен документов через операторов ЭДО. Одни это делают вынуждено, другие добровольно, понимая все преимущества отказа от бумажных носителей.

Что представляет собой электронный документооборот

Одним из главных отличий электронного документооборота от бумажного заключается в том, что происходит такой документооборот онлайн, то есть телекоммуникационным каналам связи через оператора ЭДО.

Описание электронного документооборота сводится к разъяснению взаимодействия трёх участников: отправитель ― оператор ― адресат.отправитель ― оператор ― адресат. Отправитель создаёт документ, подписывает (заверяет) его электронной подписью, отправляет через оператора ЭДО к адресату. Получив электронный документ, адресат может скорректировать его (внести правки), отправить обратно, либо согласиться с полученными данными, утвердив их.

Роль оператора ЭДО ― обеспечить технически процесс удалённого обмена данными и получения допуска к нужному файлу при помощи программ. Кроме этого, оператор обеспечивает безопасность не только передачи данных, но и серверных и облачных приложений для хранения.

Какие проблемы решает покупка электронного документооборота

Ускоряет бизнес - процессы ― вы видите все этапы обработки документа, его движение, можете легко понять, кто задерживает работу.

Помогает сдавать правильную отчётность в срок ― система не пропускает документацию с ошибками, автоматически обновляет формы отчётов на актуальные версии, напоминает о сроках.

Защищает от перехвата данных третьими лицами ― в задачи оператора ЭДО входит обеспечение безопасности данных при передаче и хранении. Для этого используются программы шифрования, разделение прав доступа на разных этапах жизненного цикла документа.

Сокращает финансовые и временные расходы ― больше не надо тратиться на бумагу, чернила, персонал, обслуживающий принтер и копир, а также службу курьерской доставки.

Минимизирует человеческий фактор ― вероятность ошибки практически сведена к нулю. Большинство документов проверяются перед отправкой, стандартизированные формы своевременно обновляются, а потому всегда актуальны. Также электронный документ невозможно ни забыть, ни потерять. Вы всегда будете иметь доступ к своему архиву и текущей документации как с компьютера, так и с мобильных устройств.

Основные понятия электронного документооборота:

Система электронного документооборота (СЭД, EDO или ECM-системы) ― это компьютерная программа для работы с онлайн-документами (создание, корректировка, поиск), обеспечивающая обмен данными между сотрудниками (отправка, получение, формирование заданий и т.п.).

Роуминг ЭДО ― это обмен данными между разными операторами электронного документооборота. Его задача — обеспечить бесперебойность в работе с контрагентами. Роуминг позволяет выбирать ту обслуживающую компанию, которая вам выгодна, вне зависимости от того, с какими операторами работают ваши контрагенты.

Электронный документооборот, а следовательно, и адресат, может быть внешним и внутренним. К внешним относятся контрагенты, контролирующие органы, государственные, муниципальные службы. Внутренние получатели ― это сотрудники компании. Их можно разделить на участников домашней и внешней сети. Например, при отправке документации работникам одного подразделения нет необходимости использовать интернет, достаточно локальной связи. Внутренние получатели во внешней сети ― это как сотрудники вашего подразделения, так и работники филиалов вашей фирмы. Технически, вы сами можете стать внешним получателем, когда просматриваете свою базу через интернет, будучи, например, в командировке.

Понятие электронного документооборота будет неполным без определения юридически значимых документов и информационных, не обладающих правовой силой. К первым относятся договора, счёт-фактуры, платёжные поручения, ко вторым ― служебные записки, замечания, заявки. Юридическую значимость документу придают квалифицированные электронные подписи (КЭП, ЭЦП, ЭП). Они подтверждают личность подписавшего, не позволяют внести несанкционированных изменений. При внутреннем обороте документов можно использовать неквалифицированные подписи за исключением организаций некоторых отраслей.

Задачи, решаемые ЭДО, в настоящее время весьма обширны. Самая главная из них — это обеспечение мобильности предприятий и налаживание тесного контакта предприятия и контролирующего органа. Кроме этого, определение внутренних коммуникационных связей внутри организации во многом обеспечивает успех её работы.

Виды электронного документооборота зависят от их значения. Существует множество типов, однако, как мы ранее уже говорили, принято выделять три основных.