Должностная инструкция по специальности «Архивариус»

1.2. Лицо, назначаемое на должность архивариуса, должно иметь начальное профессиональное образование (стаж работы не требуется) или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе (стаж работы так же не требуется).

1.3. Архивариус относится к категории технических исполнителей.

1.4. Приказом директора предприятия, по представлению заведующего архивом архивариус назначается на должность и освобождается от неё.

1.5. Архивариус должен знать:

- единую государственную систему делопроизводства;

- порядок приема и сдачи документов в архив;

- порядок использования и хранения документов в архиве;

- документы по ведению архивного дела на предприятии, положения, инструкции, нормативно – правовые акты и иные руководящие материалы, и документы по ведению архивного дела на предприятии;

- порядок оформления дел и их подготовки к использованию и хранению;

- составление описаний документов временного и постоянного хранения и актов об уничтожении документов;

- порядок составления отчетности и ведения учета;

- структуру предприятия и правила внутреннего трудового распорядка;

- основы организации труда и правила и нормы охраны труда, противопожарной защиты;

- правила эксплуатации технических средств;

- основы трудового законодательства РФ.

1.6. В своей деятельности архивариус руководствуется:

- данной должностной инструкцией;

- положением об архиве;

1.7. Если архивариус временно отсутствует (болезнь, отпуск и др.), то его обязанности исполняет лицо, которое назначается приказом директора предприятия, и это лицо несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

1.8. Архивариус подчиняется непосредственно заведующему архивом.

II. Должностные обязанности

2.1. На архивариуса возложены следующие обязанности:

- подготовить и своевременно передать на государственное хранение, образованные в процессе деятельности предприятия документы, Архивного фонда Российской Федерации;

- контролировать формирование и оформление дел в делопроизводстве подразделений предприятия;

- обеспечение отбора, упорядочения, комплектования, использования, сохранности, принимаемых в архив, документов, в том числе законченных делопроизводством документов практического назначения;

- создание справочного аппарата к ним;

2.2. Для исполнения вышеуказанных обязанностей архивариус:

- принимает участие в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов;

- осуществляет прием и регистрацию, поступивших на хранение от структурных подразделений документов, которые закончились делопроизводством;

- обеспечивает хранение и сохранность документов, поступивших в архив;

- проводит работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивая быстрый и удобный их поиск;

- принимает участие в разработке номенклатуры дел, проверяет правильность их формирования и оформления при передаче в архив;

- ведет подготовку сводных описей единиц временного и постоянного срока хранения, а также актов для передачи документов на государственное хранение, на уничтожение и списание материалов с истёкшими сроками хранения;

- шифрует единицы хранения, размещает и систематизирует дела, ведет их учет в соответствии с законодательством;

- принимает участие в работе по экспертизе ценности архивных документов;

- осуществляет контроль соблюдения правил противопожарной защиты в помещении архива;

- принимает необходимые меры по использованию в работе современных

- выдает архивные копии и документы в соответствии с поступающими запросами;

- на основе сведений, которые имеются в документах архива, составляет необходимые справки;

- подготавливает данные для составления отчетности о работе архива;

- осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдение таких условий в помещениях архива, которые необходимы для обеспечения их сохранности;

2.3. По поручению заведующего архива архивариус выполняет отдельные служебные поручения.

Архивариус имеет право:

3.1. Сообщать заведующему архивом в соответствии со своей компетенцией о недостатках в деятельности предприятия (структурных подразделений, отдельных работников), которые выявлены в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей, так же вносить предложения по их устранению.

3.2. Выступать с предложениями по усовершенствованию работы, связанной с обязанностями, которые предусмотрены данной инструкцией.

3.3. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, которые касаются его деятельности.

3.4. Обращаться к руководству предприятия с требованиями оказания содействия в исполнении обязанностей, которые предусмотрены данной должностной инструкцией.

3.5. Обращаться с запросами о предоставлении информации и документов, которые необходимы для выполнения его должностных обязанностей, самостоятельно или по поручению заведующего архивом, от руководителей подразделений предприятия и иных специалистов

IV. Ответственность

Архивариус несет ответственность:

4.1. В случае причинения материального ущерба в пределах, которые определены гражданским и трудовым законодательством РФ.

4.2. В случае совершения в процессе осуществления своей деятельности правонарушений в пределах, которые определены уголовным, административным и гражданским законодательством РФ.

4.3. В случае ненадлежащего исполнения или неисполнения своих должностных обязанностей, которые предусмотрены данной должностной инструкцией, в пределах, определённых трудовым законодательством РФ.

Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________