Как считать дни отпуска, за которые положена компенсация при увольнении?

При расторжении трудового договора у кадровика возникает немало сложных вопросов. Пожалуй, самый неоднозначный из них касается расчета дней неиспользованного отпуска сотрудника, за которые ему положена денежная компенсация. Как правильно определить количество дней отпуска пропорционально отработанным месяцам? Почему возникли разные методики расчета и какой из них следует пользоваться? В каких случаях нужно округлить результат вычислений? Давайте внесем ясность в ситуацию.

Трудовой кодекс не дает рекомендаций о том, как вести расчет дней отпуска в целях выплаты работнику денежной компенсации при увольнении. Но есть нормативный акт, который применяется в части, не противоречащей Кодексу, – принятые в 1930 году Правила об очередных и дополнительных отпусках (утверждены Народным комиссариатом труда СССР от 30 апреля 1930 г. № 169) (далее – Правила). В них содержится несколько важных положений.

Предположим, работник увольняется. В текущем рабочем году он не использовал ежегодный основной оплачиваемый отпуск – 28 календарных дней, за который ему положена компенсация при расторжении трудового договора (ст. 126, 127 ТК РФ). Чтобы определить размер этой компенсации, кадровику нужно знать:

• сколько полных месяцев в текущем рабочем году отработал сотрудник в организации до увольнения;
• сколько дней отпуска из его общей продолжительности (28 дней) пропорционально приходится на отработанное время.

Порядок пропорционального расчета дней отпуска предусмотрен только для работников, заключивших трудовой договор на срок до двух месяцев (два рабочих дня за месяц работы) (ст. 291 ТК РФ).

При подсчете месяцев проблем обычно не возникает, поскольку в пункте 35 Правил четко сказано: излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, а те, что составляют половину месяца или больше, округляются до целого месяца. К примеру, если с начала рабочего года до увольнения прошло 5 месяцев и 5 дней, считается, что сотрудник отработал 5 полных месяцев. В то же время 5 месяцев и 15 дней округляются до 6 месяцев. А вот пропорциональный расчет дней отпуска по отработанным месяцам стал настоящим камнем преткновения: единой позиции по методике расчета нет ни у кадровиков, ни у юристов.

Право на отпуск возникает у сотрудника в каждом рабочем году. Рабочий год – это период, состоящий из 12 календарных месяцев, в течение которого работник фактически выполнял свои трудовые функции либо за ним сохранялось место работы в соответствии с трудовым законодательством (ст. 121 ТК РФ). Согласно статье 121 Трудового кодекса, в стаж для отпуска входит и сам отпуск. А его продолжительность составляет почти месяц – 28 дней. Таким образом, полная компенсация выплачивается сотруднику, который проработал в организации 12 месяцев с учетом месяца отпуска. Эта же мысль выражена в Правилах, только другими словами: полная компенсация выплачивается работнику, проработавшему в организации не менее 11 месяцев, подлежащих зачету в срок работы, дающей право на отпуск (п. 28). Здесь имеется в виду 11 месяцев без учета месяца отпуска. Это своеобразная гарантия, бонус для работника, который совсем немного «не дотянул» до полного рабочего года.

Средний дневной заработок при определении компенсации за неиспользованный отпуск считается за последние 12 календарных месяцев (ст. 139 ТК РФ).

Нечеткая формулировка пункта 28 Правил приводит к разночтениям. Например, есть мнение, что полная компенсация положена только за целый отработанный год, а за 11 месяцев нужно провести пропорциональный расчет по месяцам. Но при таком подходе сотрудник получит сумму меньше, чем за 28 дней отпуска, что вступает в противоречие с пунктом 28 Правил. Поэтому 11 полных отработанных месяцев нужно округлить до года. Никаких претензий к организации в данном случае не будет, поскольку положение работника при этом улучшается (ст. 8 ТК РФ).

Если первый и последний месяц работы в организации оказались неполными, следует учитывать суммарное количество дней в этих месяцах (п. 35 Правил).

Существует несколько методик расчета дней ежегодного оплачиваемого отпуска пропорционально отработанным месяцам. О двух самых распространенных следует сказать особо*.

Первая считается общепризнанной. Она основана на такой формуле:

В соответствии с ней 2,33 дня основного оплачиваемого отпуска (28 дней / 12 месяцев = 2,33) умножаются на количество отработанных месяцев. Результаты расчетов по указанной методике приведены в таблице.

Количество отработанных месяцев

Количество положенных дней отпуска

Количество отработанных месяцев

Количество положенных дней отпуска

Вторая представляется более выгодной для работника, поскольку результаты расчетов по ней получаются несколько больше, чем по первой. Вот ее формула:

Количество дней отпуска за один месяц, рассчитанное по этой методике, составляет 2,33, как и в первом случае. Однако дальнейшие итоги вычислений расходятся из-за разницы математических действий в первой и во второй формулах. Результаты расчетов по второй методике вы можете увидеть в таблице на стр. 24.

Количество отработанных месяцев

Количество положенных дней отпуска

Количество отработанных месяцев

Количество положенных дней отпуска

Заметим, что по обеим формулам считают дни отпуска только до 10 отработанных месяцев включительно, ведь при 11 и 12 месяцах, как мы уже сказали выше, работнику полагается полная компенсация за 28 дней.

Сергей ШИЛКИН, ведущий эксперт журнала «Главбух»:

– Положение пункта 28 Правил следует толковать так: если за год отработано от 11 до 12 месяцев включительно, компенсация полагается за полный рабочий год. Чтобы было понятно, о чем идет речь, разберем конкретную ситуацию: сотрудник отработал в компании ровно 11 месяцев и увольняется. В отпуске он не был. Если выплатить ему пропорциональную компенсацию, то он получит ее ровно за 11 отработанных месяцев. Но если он возьмет отпуск с последующим увольнением, то получится, что отработает полные 12 месяцев, поскольку время этого отпуска войдет в отпускной стаж и соответственно увеличит период его работы в организации до полного года (ст. 121 ТК РФ). Тогда он получит право на все 28 дней отпуска. В обоих случаях сотрудник фактически увольняется в один и тот же день. Значит, в первом он так же имеет право на полную компенсацию отпуска.

Следует отметить, что выплата компенсации за 12 месяцев, если фактически отработано только 11, к каким-либо налоговым рискам не приведет. Да, компания уменьшит этим свой налог на прибыль, поскольку возрастет сумма компенсации. Но, во-первых, налоговые инспекторы не вправе толковать трудовое законодательство. А во-вторых, увеличение суммы компенсации приведет и к росту «зарплатных» налоговых платежей с нее. Так что в конечном итоге бюджет не понесет налоговых потерь.

Поскольку ни одна из методик не принята официально как главная, вы можете пользоваться любой из них – обе законны и обоснованны, поскольку соответствуют пункту 29 Правил**. Если проанализировать алгоритм расчета дней отпуска, приведенный в этом пункте, получается, что сотруднику положена компенсация в размере 1/12 от полного отпуска.

В обоих случаях эта пропорция соблюдается. Но первая методика позволяет не рассчитывать каждый раз эту пропорцию заново, а пользоваться уже исчисленным показателем числа дней неиспользованного отпуска, приходящихся на каждый отработанный месяц – 2,33.

Кроме того, первая методика подкреплена позицией Роструда. Например, в письме № 944-6*** сказано, что если рабочий год отработан не полностью, дни отпуска, за которые положена компенсация, рассчитываются пропорционально отработанным месяцам. Компенсация определяется из расчета 2,33 дня отпуска за один месяц работы. Это же мнение приведено и в более позднем письме Роструда № 1920-6.

Недавно аналогичную позицию высказало и Минздравсоцразвития России в разъяснении, опубликованном на сайте этого ведомства****. Чиновники этого ведомства констатируют, что в настоящее время единственным нормативно-правовым актом, закрепляющим принцип пропорциональности выплаты компенсации за неиспользованный отпуск, остаются Правила. А из них следует, что при продолжительности отпуска 28 календарных дней на каждый месяц рабочего года приходится 2,33 календарных дня отпуска.

При расчете дней неиспользованного отпуска по любой из формул редко получаются целые числа. Но поскольку речь идет о выплате денежных средств, а не о предоставлении сотруднику реальных дней отдыха, «некрасивые» числа, как правило, не округляют, а в том же виде применяют в дальнейших расчетах сумм, подлежащих выплате.

В следующем номере мы расскажем, как считают компенсацию за отпуск налоговые инспекторы, а также какая компенсация положена при длинных отпусках (36, 42, 56 дней и т. д.).

Однако вопросы о возможности округления у работодателей все равно возникают. Например, можно ли для удобства вычислений преобразовать число в целое, если ближайшее целое – меньшее? Ответ дан в письме Минздравсоцразвития России № 4334-17*****: при определении количества календарных дней неиспользованного отпуска, подлежащих оплате при расчете компенсации, округление их законодательством не предусмотрено. Но это не значит, что округлять нельзя. Дальше в письме говорится, что если организация принимает решение об округлении, например, до целых дней, это надо делать не по правилам арифметики, а в пользу работника. Например, если работодатель должен выплатить сотруднику компенсацию за неиспользованный отпуск продолжительностью 20,4 календарных дня, это значение можно округлить не до 20 дней, а только до 21.

Закрепить такое решение можно в локальном акте организации, например в Положении об отпусках, Положении о заработной плате или в коллективном договоре.

Пример

Максим А. был принят в ООО «Альфа» 12 января 2010 года, а увольняется 30 июня 2010 года. Отпуск за 2010 год он не использовал. В коллективном договоре организации предусмотрено округление при расчете дней для исчисления компенсации за неиспользованный отпуск. Рассчитаем дни отпуска, за которые работнику положена компенсация при увольнении. Для расчетов будем применять первую методику:

2,33 дня x общее количество отработанных месяцев.

Сначала определим, за сколько месяцев Максиму положена компенсация при увольнении. В январе отработано больше половины месяца, значит, его считаем как полный месяц. Месяц увольнения – июнь – отработан полностью. С января по июнь получается 6 месяцев. Теперь определим количество дней отпуска:

2,33 дня x 6 месяцев = 13,98 дня.

Итак, Максиму положена денежная компенсация за 13,98 дня. Для удобства расчетов этот результат округлили до 14 дней.

• заявление о предоставлении отпуска не по графику. Его образец вам покажет «Виртуальный кадровик»;
• статью «Как влияет отпуск за свой счет на очередной оплачиваемый отпуск?». Она была опубликована в № 9, 2009.

* О других методиках расчета читайте в следующем номере.

** Несмотря на то что пункт 29 Правил содержит устаревшие трудовые нормы о продолжительности отпусков, заложенный в нем принцип пропорционального расчета дней компенсации за неиспользованный отпуск продолжает действовать (определение Верховного Суда РФ от 15 февраля 2005 г. № КАС05-14).

*** Письма Роструда от 23 июня 2006 г. 944-6 и от 8 июня 2007 г. № 1920-6.

***** Письмо Минздравсоцразвития России от 7 декабря 2005 г. № 4334-17.

Комментарии читателей

Определимся с проблемой1)«При подсчете месяцев проблем обычно не возникает. »2)«А вот пропорциональный расчет дней отпуска по отработанным месяцам стал настоящим камнем преткновения: единой позиции по методике расчета нет ни у кадровиков, ни у юристов. »

Проблема проста.Во-первых, количество месяцев для расчета — где-то около 11, и при расчете нужно изыскать в худшем случае один палец дополнительно. Когда же численное значение операндов немного больше количества пальцев на руках, расчет становится «настоящим камнем преткновения».Во-вторых, упомянутые кадровики и юристы по-видимому были слабо успевающими учениками (неполной) средней школы по арифметике, в частности, по темам пропорций и округления при арифметических операциях.

Никогда нельзя забывать, что при проведении арифметических расчетов нельзя смешивать в одну кучу коров и баранов. Для рассматриваемых случаев, если речь идет о ДНЯХ отпуска, операнды, имеющие размерность МЕСЯЦЕВ, абсолютно не должны упоминаться: при расчете отпуска исключаются не месяцы, а нерабочие праздничные ДНИ, не месяцы, а ДНИ временной нетрудоспособности, не месяцы, а ДНИ отпуска без сохранения заработной платы (статьи 120, 124, 128 ТК РФ). Граждане законодатели, кадровики и юристы! Статья 291 ТК РФ, а также пункт 35 Правил, утвержденных 80 лет назад, должны быть отменены! Лучше было бы про эти Правила совсем забыть.

«Рабочий год – это период, состоящий из 12 календарных месяцев. »Для рассматриваемого случая расчета продолжительности отпуска это утверждение ложно не только с позиции арифметики, но и с позиции статьи 14 ТК РФ. Если правильно, то рабочий год — это 365 или 366 календарных дней. Начинается рабочий год с момента возникновения трудовых отношений и заканчивается через 365 или 366 календарных дней. То есть, если работник принят на работу 10 января 2008 г., то его первый рабочий год продолжается по 9 января 2009 г. включительно, то есть 366 календарных дней.

Что такое ежегодный оплачиваемый отпуск. В идеале для предыдущего случая расчетного рабочего года работнику должен быть предоставлен отпуск с таким условием, чтобы последний день отпуска приходился на 9 января 2009 г., а первым днем отпуска при 28-дневной его продолжительности было 7 декабря 2008 г. Как видим с 10.01.08 по 06.12.2008 отработано менее 11 месяцев, тем не менее отпуск продолжительностью ровно 28 календарных дней вполне законен. Это явно говорит об анахронизме требований и второго, и последнего абзацев пункта 28 Правил.

«Настоящим камнем преткновения пропорциональный расчет дней отпуска» не будет только в одном случае: если использовать расчет не «по отработанным месяцам» а по отработанным дням, но последних может оказаться много больше, чем пальцев на руках. Формула для пропорционального расчета количества дней отпуска проста и должна быть по силам кадровикам и юристам с неполным средним образованием. Для рассмотренного мной случая за период с 10.01.08 по 06.12.2008 отработано 332 календарных дня, в том числе 6 нерабочих праздничных дней. Количество заслуженных дней отпуска, начинающегося с 07.12.2008, определяется так:28 * (332-6) / (366-28-12) = 28В знаменателе дроби 366 — количество календарных дней в расчетном году; 28 — это основной и может быть добавлен дополнительный отпуска; 12 — количество нерабочих праздничных дней по статье 112 ТК РФ.Для справедливого (как для работника, так и для работодателя) расчета компенсации за неиспользованный отпуск целесообразно не округлять дни, а округлять копейки конечной суммы компенсации.

Полагаю, проблема арифметически решена. Слово за юристами и законодателями. 0 0

подскажите,пож., надо ли начислять компенсацию, если работник отработал всего 17 календ/ 13 рабочих дней? 0 0